Sustituciones y recuperaciones

Cuando un alumno avisa de que no viene, su plaza no se pierde: Ballify la ofrece a otros alumnos por WhatsApp y, si avisó con tiempo, le guarda una clase para recuperar otro día. Todo pasa por WhatsApp; ni tú ni tus alumnos tenéis que instalar nada.

Quién viene a cada clase

Unas horas antes de cada clase, cada alumno recibe un recordatorio por WhatsApp con dos botones, Sí y No. Las horas de antelación son las de Horas antelación aviso clase, en los datos de tu escuela.

• Si no contesta, se da por hecho que viene. La mayoría de alumnos no responde nunca, y es normal.
• Si pulsa Sí, queda confirmado.
• Si pulsa No, deja su plaza libre. Si cambia de opinión y pulsa Sí más tarde, vuelve a entrar mientras siga habiendo sitio.

Los estados de un jugador en una clase

Ocupan plaza:

• Pendiente: no ha contestado al recordatorio. Viene.
• Confirmado: ha dicho que sí, o lo has marcado tú.
• Sustituido: el sustituto que ha entrado a cubrir una plaza libre.

No ocupan plaza:

• Recuperable: ha dicho que no a tiempo y tiene una clase para recuperar.
• Cancelado: ha dicho que no sin derecho a recuperar.
• Solicita: alguien de fuera quiere entrar a cubrir la plaza y todavía no está dentro.

Ojo con Sustituido: es el que entra a cubrir el hueco, no el que se fue. Ninguno de estos estados dice si un alumno ha pagado; eso lo ves en Pagos.

Cómo se ofrece una plaza libre

Cuando una clase tiene sitio, Ballify publica un mensaje en el grupo de WhatsApp del nivel de esa clase con la fecha, la hora, el entrenador, la pista y el precio. Si tu escuela tiene activado Ofertar huecos sin asignar, lo hace solo; si no, lo lanzas tú desde la clase con Ofertar.

El alumno que quiera la plaza sólo tiene que reaccionar al mensaje con cualquier emoji. A partir de ahí depende de cómo tenga tu escuela las Sustituciones:

• Automáticas: le llega un WhatsApp privado para confirmar. Al confirmar, entra en la clase. Si tiene que pagar, recibe un enlace de pago y entra al pagarlo.
• Manuales (confirma el club): el alumno recibe un aviso de que su solicitud ha llegado al club, y tú recibes un WhatsApp con los botones Aceptar y Rechazar. También puedes aceptarlo o rechazarlo desde la clase en Ballify.

Las plazas se dan por orden y sólo mientras quede sitio. Cuando la clase se llena o empieza, el mensaje del grupo se borra solo.

Qué paga el sustituto

Ballify lo resuelve en este orden:

1. Si la clase no tiene precio de sustitución, entra gratis.
2. Si el alumno tiene una clase para recuperar o un bono con clases disponibles que valgan para esa clase, se gasta sola.
3. Si no, y tu escuela cobra online, recibe un enlace de pago válido durante 48 horas.
4. Si tu escuela no cobra online, se le apunta el cargo como pendiente en Pagos y se le avisa por WhatsApp.

Las clases a recuperar

Cuando un alumno dice que no con antelación suficiente, se le guarda una clase para recuperar y pasa a Recuperable. Tres ajustes de tu escuela deciden cuándo:

• Horas antelación para recuperable: cuántas horas antes de la clase tiene que avisar. Si está en «Nunca», no se guardan clases para recuperar.
• Caducidad de las recuperables (días): cuánto dura la clase a recuperar. Puede no caducar nunca.
• Recuperables max / mes / alumno al cancelar clase: un tope por alumno y mes. Si lo supera, queda como Cancelado y recibe un WhatsApp que se lo explica.

La recuperación se gasta sola cuando ese alumno entra como sustituto en otra clase compatible: del mismo tipo de clase o de uno de los que hayas marcado en Se puede recuperar en estos tipos de clase, en Mi escuela, Tipos de clase. Por ejemplo, una clase de adultos puede recuperarse en otra de adultos o en una abierta, pero no en una infantil.

Si un alumno que estaba en Recuperable vuelve a la clase, la recuperación sin usar se borra.

Cuando cancelas tú una clase

Si cancelas una clase entera (lluvia, una pista que no está disponible…), eliges si los alumnos tienen derecho a recuperarla o no, y puedes mandarles un WhatsApp con el motivo. Si luego la reactivas, todos vuelven a estar apuntados y las recuperaciones sin usar se borran.

Preguntas habituales

Un alumno canceló y no tiene clase para recuperar. Lo normal es que avisara con menos antelación de la configurada, que ya hubiera llegado a su tope del mes o que tu escuela no guarde recuperaciones.

Un sustituto lleva horas en «Solicita». Si tus sustituciones son manuales, falta que las aceptes o rechaces. Si tiene que pagar, no entra hasta que pague el enlace.

Para cambiar cualquiera de estos ajustes, escríbenos y lo cambiamos.

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