Primeros pasos con Ballify

Ballify se usa desde el navegador, en el ordenador o en el móvil, y tus alumnos no tienen que instalar nada: todo lo reciben por WhatsApp. Esta guía te lleva por lo que conviene dejar listo la primera semana, en el orden en que suele hacerse.

1. Revisa los datos de tu escuela

Pulsa el nombre de tu club, arriba a la izquierda, para abrir Mi escuela. A la izquierda tienes todas sus secciones (en el móvil, arriba). En Datos ves el horario y cómo están configurados los recordatorios, las sustituciones y los cobros. Esa configuración la dejamos preparada contigo al empezar; si algo no encaja con cómo trabajas, escríbenos y la cambiamos.

2. Da acceso a tu equipo

En Mi escuela, Cuentas, crea una cuenta para cada persona que vaya a usar Ballify: dirección, recepción y entrenadores. Cada cuenta tiene sus propios permisos, así que un entrenador puede ver sólo sus clases y alguien de recepción puede gestionar pagos sin tocar el horario. Lo tienes explicado en Cuentas y permisos.

3. Prepara tu configuración

En Mi escuela define también, según los permisos de tu cuenta:

• Pistas y Niveles: si tienes el permiso Gestionar cuentas, los añades, renombras o quitas aquí.
• Tipos de clase: por ejemplo «Adultos», «Infantil» o «Particular», y en cuáles se puede recuperar cada uno.
• Tarifas: tus cuotas mensuales, bonos y cobros puntuales.
• Tipos de evento, si organizas torneos o clínics.

4. Sube a tus alumnos

En Jugadores puedes añadirlos uno a uno. Si son muchos, mándanos la lista como la tengas (una foto, un PDF o un Excel con nombres, teléfonos y niveles) y los importamos por ti. Más detalles en Jugadores.

5. Monta el horario

En Clases crea cada clase con su día y hora, entrenador, pista, nivel y número de plazas, y marca Repetir semanalmente para que se repita hasta la fecha que elijas. Si te falta una pista o un nivel, también puedes crearlo desde la propia clase. Luego añade a los alumnos de cada grupo. Lo ves paso a paso en Clases y calendario.

6. Asigna las cuotas

Si cobras con Ballify, asigna a cada alumno su tarifa. Las cuotas mensuales se generan solas cada mes y el alumno recibe el aviso por WhatsApp, con enlace de pago si tu escuela cobra online. Lo tienes en Cobros y tarifas.

7. Deja que WhatsApp trabaje

A partir de aquí Ballify avisa a cada alumno antes de su clase, recoge quién no viene, ofrece las plazas libres en los grupos de WhatsApp de tu escuela y recuerda los pagos pendientes. Conviene leer Sustituciones y recuperaciones y WhatsApp para saber qué recibe cada alumno y cuándo.

Y después

• Estadísticas: ocupación, cancelaciones e ingresos de tu escuela.
• Lista de espera: un formulario y un QR para recoger nuevos alumnos.
• Pulse: pregunta lo que quieras sobre tu escuela y te responde con tus datos.